内定を辞退には、どんな方法があるのか?時期は?揉めないための大事なポイント

就活をして、何社か内定をもらって嬉しいけれど、身体は一つしかないので何処か1社に決めなければなりません。でも、せっかく内定をくれたのに断るのはなんか悪い気がして・・。
断るのは気が引ける。

ただ、内定を辞退するのは決して悪いことではありません。ちゃんとマナーを守って伝えることが大事です。コールセンターで採用を担当しているなんでちゃんが内定辞退の方法と絶対やってはいけないことを紹介します。参考にしてください。

内定辞退の方法

内定辞退を伝える方法は、対面・電話・メール・手紙とあります。

対面・訪問

本来直接行って、辞退の報告をするのがベストですが、会社の場所や地方在住の人にとってはなかなか難しいものです。
先日、「自分を選んでくれた企業に感謝をする、内定辞退は、直接報告するのが本来のマナー」と言ったセミナー講師の話で就活生の間で反発する意見が多発しました。

ネットが発達して就活の方法自体も変化してきているので、時代の変化に合わせて自分ができるだけのことをするのがいいと思います。

電話で伝える

内定辞退の連絡は電話で行うのが基本です。人事採用の人に直接自分の言葉で内定辞退の理由を伝えることが大事です。その際、第一志望先の企業名を聞かれる場合もあります。

絶対に伝える必要はありませんができる限り誠意を持って対応しましょう。社会人になると言いにくいことをはっきりと伝えていく必要があります。そのときに相手に最善の形で伝えることがその後のビジネスにもつながって行きます。

社会人としての第1歩の経験ですね。電話の場合は、相手の都合を考えて出社・退社時間の間際やお昼時は避けて連絡しましょう。

メールで伝える

電話で連絡したけど担当者が不在の時は、メールで伝えましょう。その際、「先ほどお電話させていただきましたがご多忙のようでしたのでメールで失礼いたします。」と事前に、電話で連絡したことを伝えておきましょう。

一方的にメールだけで済ませることは避けるようにしたいです。実際に、採用担当者も直接訪問ではなくてもメールだけではなくせめて電話で・・・という意見がほとんどです。

手紙で伝える

メールとあまり変わりはありませんが、手紙の場合はある程度決まりがあります。最初と最後の挨拶はテンプレートと言ってもいいほど多用する部分です。

「挨拶→内定辞退の報告→理由→謝罪と感謝→結び」の流れが一般的です。

内定辞退の断り方のポイント

一度は縁があって内定をもらった会社。内定辞退を連絡するのは気が重いとおもいますができるだけスムーズにすすめたいですよね。そのためのポイントを紹介します。

できるだけ早く

企業側も内定を出したらすでに一員として考えています。内定辞退をしたら補填をしなければなりません。そのために内定を辞退すると決めたらできるだけ早く伝えるようにしましょう。

電話連絡でする

本来は、直接対面で伝えるのがいいのですが、会社の場所、住んでいる場所などによって簡単に行くことができない場合は、電話で自分の言葉で伝えるのがいいでしょう。

直接謝りに来い!と言われることもあります。その際はできる限り応じるようにしましょう。また、引き止まられることもありますがしっかりと自分の考えを伝え毅然としていましょう。

内定辞退の理由の告げ方

職種・業種・適性・地元就職などを理由に相手の気分を害さないように伝えましょう。決して、〇〇のほうが良かったので、といった比較して辞退したといった答えは避けましょう。

職種を理由にする場合

他社から◯◯職で内定をいただき、自分の適性を改めて考えた結果、◯◯職の仕事が自分のやりたいことに近いと感じ、決断いたしました。

業種を理由にする場合

◯◯業界の会社から内定をいただき、自分の適性を再度考えた結果、◯◯業界の仕事が自分のやりたいことに近いと感じ、貴社の内定を辞退させていただく決断をいたしました。

適性を理由にする場合

他社からいただいた◯◯という仕事が、私の◯◯という長所をより活かせると感じ、最後まで悩みましたが、このような決断となりました

地元就職を理由にする場合

地元の企業から内定をいただき、地元へ貢献したいという想いが強く、このような決断となりました。

内定辞退の時期、いつまで?

できるだけ早く伝えたほうがいいのですが、内定承諾書を提出したあとでも労働開始の2週間前までにすれば大丈夫です。

ただ、この内定承諾書は双方が解約権を持つので企業側からも解約される場合もあるのを忘れないようにしましょう。

内定辞退は違法?

内定辞退は、法的になんの問題もありません。契約が最初からなかったことになるので法的な責任を追求されることはありません。

気をつけたいのは、採用や事前研修に多額の費用をかけた場合、損害賠償の可能性も出てきます。

手紙を書いたほうがいい場合

より丁寧に謝罪するには手紙を書くのが一番です。

本来ビジネスにおける一番誠実な謝罪の方法は、直接謝罪→改めて手紙で謝罪が正しい方法です。
最近では、電話での連絡が主となり内定辞退は完了します。次のような場合は、手紙でも謝罪をすることをおすすめします。

金融業界などのプライドの高い企業を内定辞退する場合

母校からの採用人数が多くトラブルを起こすと迷惑がかかる企業を辞退する場合

知り合い、教授などのツテで内定した企業を辞退する場合

内定承諾を出したあとの内定辞退

内定者研修をすでに受けた企業を辞退する場合

まとめ

何十社も受けても内定がもらえない人もいれば、何社も内定をもらえる人もいます。
何社も内定がもらえても、一社に決めなければなりません。そんなとき大事なことは、

・出来るだけ早く
・誠実に
・丁寧に

内定辞退を報告することを心がけましょう。内定辞退をすることは法的に問題はないですが、社会人としてどうするべきかを考える第一歩になるでしょう。

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